IBA is een onderneming actief in verschillende technologische domeinen, hoofdzakelijk dat van deeltjesversnellers: protontherapie voor kankerbehandeling, productie van radio-isotopen voor medische diagnose, en het gebruik van straling voor industriële doeleinden – bijvoorbeeld sterilisatie van medische apparatuur. In deze context zijn gebruikershandleidingen om verschillende redenen een cruciaal element.
In 2021 hebben we een project opgestart om ons beheerplatform voor onze gebruikershandleidingen te migreren naar een nieuwe technologische omgeving. De organische groei van het volume en de complexiteit van onze handleidingen – tussen 15.000 en 20.000 bladzijden in totaal – kon niet langer beheerd worden door het platform dat we tot nu toe gebruikten.
Wat motiveerde u om met Passwerk te werken?
We stelden al snel vast dat er extra mensen nodig waren om deze migratie te ondersteunen.
We hadden al eerder kennis gemaakt met Passwerk en namen dus opnieuw contact met hen op, omdat hun diensten en competenties perfect leken aan te sluiten bij onze behoeften en vooral bij de bedrijfswaarden van IBA.
In 2021 ontving IBA namelijk het B-Corp label, een certificaat voor bedrijven die sociale, maatschappelijke en milieudoelstellingen integreren in hun bedrijfsmodel en -activiteiten. De samenwerking met Passwerk was in eerste instantie een goede gelegenheid om meer inclusiviteit in ons bedrijf te brengen.
We startten dan ook een samenwerking met Passwerk op, en zo kwamen Louise en Iris in augustus dit jaar bij het documentatieteam.
Hoe verliep de samenwerking?
Aan het begin van deze samenwerking waren er verschillende vergaderingen met de coaches van onze toekomstige medewerksters, met onder andere een zeer didactische en pragmatische opleiding over de menselijke en praktische aanpak van mensen met een autismespectrumprofiel.
Deze opleiding was zeer nuttig voor het team om de ontvangst van onze toekomstige medewerksters zo goed mogelijk voor te bereiden. Ons opleidingsmateriaal en de verklarende richtlijnen voor de taken van Louise en Iris moesten we aanzienlijk verbeteren. Dat kostte meer tijd dan verwacht, maar het had ook een positieve invloed op het projectverloop.
Wat was de rol van Iris en Louise?
Hun rol bestond er aanvankelijk in migratiescripts uit te voeren en te controleren of ze goed werkten. Dat is een taak die niet te automatiseren valt, omdat de formaten van de databanken niet hetzelfde zijn. Elk document heeft zijn eigen specifieke kenmerken en uiteindelijk moesten dan ook de templates van de finale documenten aangepast worden.
Al snel stelden we vast hoe doeltreffend de 2 consulentes waren. Hun snelheid en precisie overtroffen onze verwachtingen.
Hoe verliep de integratie van Iris en Louise in het team?
De integratie in ons team verliep perfect, vlot en positief.
Vanwege hun onverwachtse efficiëntie, hebben we het project voortgezet met Iris alleen. Ons team kon het tempo van de nodige ondersteuning voor de taken van Iris en Louise nauwelijks bijhouden, ondanks het feit dat we hen binnen het project nog meer taken toevertrouwden dan voorzien. Dat was een eye-opener: wat we eerst vooral zagen als een kans om ons bedrijf inclusiever te maken, toonde ons het potentieel van het benutten van de sterke punten van de Passwerk consultants.
Na 6 maanden zien we dat Iris opmerkelijk opengebloeid is binnen het team. Ze neemt spontaan initiatieven, stelt verbeteringen voor in het migratieproces en neemt zelfs het voortouw in planningsvergaderingen. Kortom, Iris maakt integraal deel uit van het team en neemt zelfs deel aan activiteiten buiten de werkuren: teambuilding, afterwork drink ...
We overwegen om haar in 2022 meer verantwoordelijkheden en nieuwe taken te geven in het kader van het validatieproces van het nieuwe platform.
"Deze samenwerkingservaring met Passwerk is een groot succes en zeker voor herhaling vatbaar binnen andere IBA teams.
We kunnen het initiatief van Passwerk sterk aanbevelen aan andere bedrijven."
Pierre Géruzet, Head of Documentation