IBA est une société active dans plusieurs domaines technologiques et principalement celui des accélérateurs de particules: la protonthérapie pour le traitement du cancer, la production de radioisotopes à des fins de diagnostic médical, et l’utilisation de radiations à des fins industrielles (par exemple, la stérilisation de dispositif médicaux). Dans ce contexte, les manuels utilisateurs constituent une pièce critique à plusieurs titres.
En 2021, nous avons entamé un projet de migration de notre plateforme de gestion de nos manuels vers un nouvel environnement technologique. En effet, la croissance organique du volume et la complexité de nos manuels (entre 15.000 et 20.000 pages au total) ne pouvait plus être gérée par la plateforme utilisée jusqu’à présent.
Qu'est-ce qui vous a motivé à travailler avec Passwerk ?
Très vite nous avons identifié le besoin de ressources supplémentaires pour supporter cette migration.
Nous avions déjà été introduits auprès de Passwerk. Nous avons donc repris contact avec eux car les services proposés et leurs compétences semblaient parfaitement en ligne avec nos besoins et surtout avec les valeurs soutenues par IBA.
En effet, IBA a reçu en 2021 le label B-Corp qui consiste à certifier les entreprises qui intègrent dans leur modèle d'affaire et dans leurs opérations des objectifs sociaux, sociétaux et environnementaux. Travailler avec Passwerk constituait initialement une bonne opportunité d’apporter plus d’inclusivité dans notre société.
Nous avons donc débuté une collaboration avec Passwerk, ainsi Louise et Iris ont rejoint l'équipe documentation en août de cette année.
Comment s'est déroulée cette collaboration?
Cette collaboration a commencé par plusieurs entrevues avec les coaches de nos futures collaboratrices, dont une formation très didactique et pragmatique sur l'approche humaine et pratique à adopter avec des personnes présentant un profil du spectre de l’autisme.
Cette formation a été très utile pour l'équipe afin de préparer au mieux l'accueil de nos futures collaboratrices. Nous avons ainsi dû améliorer considérablement notre matériel de formation et les guidances explicatives des tâches que Louise et Iris allaient devoir réaliser, ce qui a pris plus de temps que prévu mais a, par ailleurs, eu un impact positif sur le déroulement du projet.
Quel était le rôle d'Iris et Louise?
Leur rôle consistait initialement à exécuter des scripts de migration et de vérifier la bonne exécution de ces derniers. C’est une tâche qui ne peut pas être automatisée car les formes de base de données ne sont pas les mêmes. Chaque document a ses particularités et, finalement, les templates des documents finaux ont du être adaptés en conséquence.
Très vite, nous avons pu constater l'efficacité des 2 consultantes, caractérisées par une rapidité et une précision allant au-delà de nos attentes.
Comment s’est passée l’intégration d’Iris et Louise au sein de l’équipe?
L’intégration au sein de notre équipe s’est faite parfaitement, en douceur et de manière positive.
Du fait de leur efficience à laquelle nous ne nous attendions pas, nous avons continué le projet uniquement avec Iris. Notre équipe pouvait difficilement suivre le même rythme de support nécessaire aux tâches d’Iris et Louise et ce, malgré le fait que nous ayons par ailleurs augmenté le nombre de tâches que nous pouvions leur confier sur le projet. Cela nous a ouvert les yeux :
ce que nous pensions initialement être une opportunité de rendre notre société plus inclusive nous a montré le potentiel qu’il y avait à utiliser les points forts des consultants de Passwerk.
Après 6 mois, nous pouvons observer l'épanouissement remarquable d'Iris au sein de l’équipe. Elle prend spontanément des initiatives, suggère des améliorations dans le processus de migration et prend même le lead des réunions de planning. En un mot, Iris fait partie intégrante de l’équipe allant même à participer à des activités annexes au travail quotidien : team building, drink « after work », …
Nous envisageons de lui confier plus de responsabilités en 2022 et ainsi lui donner de nouvelles tâches à réaliser dans le cadre du processus de validation de la nouvelle plateforme.
"Cette expérience de collaboration avec Passwerk est un total succès et va très certainement pouvoir se reproduire dans d'autres équipes au sein d'IBA. Nous ne pouvons que recommander aux autres entreprises l'initiative de Passwerk."
Pierre Géruzet, Head of Documentation